仕事の効率化は３つの視点をもってみよう！

テコの原理が効くかどうかが判断材料

年間150〜200回の講演活動をおこなっていると、ひとつひとつの仕事の効率化を考えざる得なくなってきます。

すべての仕事に対して全力で取り組む姿勢は崩さないのですが、どうしてもそれでは仕事が回らなくなってしまうことも出てきてしまいます。

こういった悩みの中から生まれたのが、時間管理術です。

すべての仕事に対して下記のようなことを考えて、ある程度振り分けます。

1. それをやらなかった時の【損害】はどのくらい大きいのか？
2. それをやった時の【利益】はどのくらい大きいのか？
3. それをやったあとの【波及効果】はどれほどあるのか？

とくに３．それをやったあとの【波及効果】については、重要視して考えるようにすることが重要です。

例えば、同時に３つの飲み会の誘いがあったとしましょう。

1. いつも飲んでいる学生時代の友達との飲み会
2. 会社の同僚との飲み会
3. 上司から折り入っての飲みの誘い

それぞれのパターンで、断った時の損害、利益、波及効果について考えてみるのです。

a.のパターンですと、いつも飲んでいるわけですから、他の飲み会と比較して優先順位は低いと判断してします。

b.は、そこで飲み会に参加することで今後仕事で困ったときに助けてくれることがあるかもしれません。

c.は、折り入っての誘いですから、おそらく重要かつ緊急な課題なのかもしれません。また、ここで上司と膝詰めで話し合っておくことで今後のコミュニケーションも良くなるかもしれません。

もちろん、現実には様々な要因が絡んでくるわけですが、多くの仕事を抱えている場合、どうしても優先順位付けが重要となります。

波及効果を高めることが出来ないか考える

３．の波及効果に関しては、現状では波及効果がないとしても波及効果を高める工夫は可能です。

例えば、わたしに社内のチラシ作成を依頼されることが良くあるのですが、私一人が作成しては結局成果は私だけ。

なので、部下にやり方を教えつつ、最終の仕上げはするようにする。また、そのデザインをテンプレート化することで他のチラシ作成に活かすようにしています。

毎度毎度私がチラシを作成していては、いつまでたっても効率は高まりませんが、部下の教育に使い、テンプレート化することで転用できるようにすればその波及効果を高めることは可能なのです。

このように仕事を効率的に進めるためにもこれからは３つの効果を考えるようにしてみましょう！